As novas legislações que promovem a privacidade e segurança de dados têm trazido novas diretrizes sobre como os documentos impressos devem ser tratados, armazenados e descartados. O que muitos gestores ainda não sabem é que a LGPD trata da mesma forma as informações digitais e as informações impressas ou documentos físicos. A impressão segura e a LGPD acabaram se tornando parceiras inseparáveis, pois dados sensíveis podem vazar tanto de forma eletrônica quanto através de um documento impresso.
Impressão segura e lgpd na prática
Para se criar um ambiente onde os dados dos colaboradores, clientes e parceiros estejam seguros e adequados à LGPD, é preciso que haja um software de bilhetagem (software de controle de impressão) que permita que a impressão só seja liberada ao dono do documento. Em grandes e pequenas empresas é comum ver documentos impressos esquecidos na impressora, o que pode causar um vazamento de dados impressos.
Imagine se um laudo médico de um funcionário é impresso pelo RH e cai nas mãos de outro colaborador? Informações relacionadas à saúde de um colaborador ou paciente, às afiliações políticas, às preferências sexuais, dados genéticos e outras informações pessoais são consideradas dados sensíveis. Se uma empresa expõe os dados sensíveis de um colaborador, cliente ou parceiro, as multas podem ser altas. Como mencionamos, dados impressos e digitais devem ser cuidados com muito rigor para evitar penalidades.
A impressão segura e a LGPD caminham lado a lado para criar um ambiente onde os documentos impressos sejam protegidos. A impressão segura parte do princípio de que somente o “dono” do documento poderá ter acesso ao documento impresso. Existem algumas formas de criar um ambiente com impressão segura que esteja dentro dos requisitos da LGPD.
Uma dessas formas é criando um sistema onde o usuário só pode liberar sua impressão depois de se autenticar com um PIN na impressora ou multifuncional. O uso de PIN, no entanto, é facilmente burlado e a maioria das empresas opta por ter leitores de cartão, onde o usuário passa o seu crachá no leitor anexo à impressora. Essa autenticação via cartão de aproximação é a modalidade mais comum no mundo corporativo, evitando que documentos fiquem esquecidos nas impressoras e multifuncionais.
Outra maneira de se obter impressão segura e aderência às normas da LGPD é instalando um leitor de biometria digital ou facial nas impressoras. A DMZ Connection é pioneira na fabricação de leitores para impressão segura e LGPD, sendo a responsável pela fabricação do primeiro leitor de biometria digital e de cartão RFID do mundo. Recentemente, a DMZ Connection lançou o primeiro leitor de biometria facial do mundo para liberação de impressão segura e LGPD.
Outras recomendações importantes sobre impressão segura e lgpd
1. O acesso aos dados físicos ou impressos deve ser permitido apenas a quem realmente tem alçada para ver e cuidar do documento.
2. Os dados físicos, documentos de colaboradores e outros documentos impressos devem ser guardados em armários com tranca, sob responsabilidade do RH ou gestor.
3. O arquivo morto deve ser mantido também em armários com chave e com pessoas responsáveis pelo acesso a tais documentos.
4. No caso da digitalização de documentos antigos, os documentos físicos deverão ser destruídos e não simplesmente jogados na lixeira. Há empresas especializadas que não só fazem a guarda física de documentos (arquivo morto), como também se ocupam da destruição de documentos com dados sensíveis.
5. No caso de terceirizar a digitalização de seu acervo, assegure-se de que a empresa é idônea e tem os cuidados necessários para destruir os documentos e encaminhar o acervo digitalizado sem qualquer tipo de vazamento de dados.
A DMZ Connection é referência na fabricação de leitores de aproximação para criar um ambiente de impressão segura que esteja de acordo com a legislação da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). A fábrica de leitores RFID da DMZ Connection é certificada pela ISO9001:2015, garantindo alta qualidade e durabilidade na fabricação de leitores para impressão segura.
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