Essa é uma das perguntas que muitos gestores de T.I. e administradores se fazem: outsourcing de impressão vale a pena mesmo? É possível economizar terceirizando o parque de impressão? Antes de responder, é importante entender o que é outsourcing de impressão e como ele funciona na prática.
O que é outsourcing de impressão?
O termo outsourcing significa terceirização. Logo, uma empresa de outsourcing de impressão é especializada em oferecer a gestão completa de parques de impressoras para outras organizações. Essas empresas cuidam do fornecimento de equipamentos, insumos, manutenção e monitoramento do uso das impressoras, permitindo que seus clientes paguem apenas uma taxa mensal fixa ou variável, sem precisar investir na compra de equipamentos caros.
Além disso, o outsourcing de impressão ajuda as empresas a reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência no controle de impressões, digitalizações e cópias — tudo com relatórios detalhados por usuário ou departamento.
Vale a pena outsourcing de impressão para minha empresa?
Na maioria dos casos, sim — outsourcing de impressão vale a pena. Mas a resposta depende de quatro fatores principais:
1. Recursos financeiros
Sua empresa possui capital suficiente para investir em equipamentos próprios, que costumam ser caros e exigem manutenção constante? Se a resposta for não, o outsourcing é uma alternativa mais inteligente, pois permite diluir os custos mensais e manter o parque sempre atualizado.
2. Recursos técnicos
Sua equipe interna possui profissionais qualificados para manutenção preventiva e corretiva das impressoras e multifuncionais? Problemas como atolamentos, falhas de toner e panes acontecem com frequência e podem parar processos críticos. No modelo de outsourcing, toda a assistência técnica é responsabilidade da empresa contratada.
3. Conhecimento de custos de impressão
Muitas empresas compram impressoras sem considerar o custo real por página impressa. E é aí que mora o perigo: os insumos (cartuchos, cilindros, fusores e peças) podem ter valores altíssimos. Há casos em que o litro da tinta chega a custar mais que uma garrafa de champagne Dom Pérignon — literalmente!
Com o outsourcing, o custo por impressão é previamente acordado e controlado, evitando surpresas financeiras.
4. Gestão e controle do parque
Além de equipamentos e suporte, as empresas de outsourcing oferecem softwares de bilhetagem (gestão de impressão) que permitem criar cotas de uso, relatórios por centro de custo, restrições de impressão colorida e regras para impressão frente e verso. Isso gera redução direta de desperdício e aumento da produtividade.
Como contratar uma empresa de outsourcing de impressão?
Confira alguns pontos importantes antes de escolher uma empresa de outsourcing de impressão:
- Verifique a reputação: busque referências com outros gestores de T.I. que já sejam clientes.
- Compare custos: avalie a taxa fixa e a taxa variável (custo por página) de diferentes fornecedores.
- Analise o pacote de serviços: veja se inclui software de bilhetagem, manutenção e suprimentos.
- Priorize segurança: verifique se o fornecedor oferece impressão segura (safe print) com leitores de cartão ou biometria para adequação à LGPD.
- Confirme políticas de escaneamento: algumas empresas cobram por documentos digitalizados; verifique essa condição.
- Atente-se ao contrato: revise o tempo de vigência e cláusulas de rescisão antes de assinar.
- Verifique OCR: se houver necessidade de digitalizar documentos em PDFs pesquisáveis, confira se há custo adicional pelo uso de software OCR (Optical Character Recognition).
Conclusão: outsourcing de impressão vale a pena?
Sim, na maioria dos casos vale a pena terceirizar o parque de impressão. A economia vem não apenas da redução de custos diretos, mas também da eficiência operacional, do controle de uso e da segurança de dados impressos — especialmente em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
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