As novas legislações brasileiras, como a LGPD, promovem a privacidade e segurança de dados dos cidadãos, bem como de clientes e parceiros comerciais. A LGPD tem trazido novas diretrizes sobre como os documentos impressos devem ser tratados, armazenados e descartados.
O que muitos gestores ainda não sabem é que a LGPD trata com o mesmo rigor as informações digitais e as informações impressas ou documentos físicos. A impressão segura, também chamada de safe print, tornou-se extremamente importante para que dados sensíveis impressos não venham a vazar, expondo dados de clientes, pacientes e colaboradores.
Como funciona impressão segura?
Para se criar um ambiente de impressão segura, onde os dados dos colaboradores, clientes e parceiros estejam protegidos e adequados à LGPD, é preciso implantar um software de bilhetagem (software de controle de impressão) para fazer a gestão de todo o parque de impressoras. Esse software, em conjunto com um leitor de liberação de impressão, permitirá que o documento somente seja liberado quando o “dono” do documento for fisicamente até a impressora e se autenticar com seu crachá, impressão digital ou biometria facial.
Você certamente já deve ter ido a uma impressora e precisado procurar o seu documento entre vários outros que estavam lá. Documentos impressos esquecidos nas impressoras abrem espaço para vazamentos de dados e podem causar grandes multas. Imagine se um laudo médico de um funcionário com uma doença grave é impresso pelo RH e cai nas mãos de um curioso ou alguém com más intenções?
Vale lembrar que as informações relacionadas à saúde de um colaborador ou paciente são consideradas dados sensíveis e devem ser guardadas com absoluta segurança. Ao expor dados sensíveis de um colaborador, cliente ou parceiro, a empresa que vazou essas informações pode receber multas elevadas e ter sua credibilidade questionada publicamente.
A impressão segura cria um ambiente onde os documentos impressos estão protegidos e blindados contra vazamentos. Ela parte do princípio de que somente o “dono” do documento poderá acessar a impressora e recolher seu documento impresso. Existem algumas formas de criar um ambiente com impressão segura que estejam dentro dos regulamentos da LGPD. Vejamos algumas delas:
1. Liberação de impressão por PIN (senha): essa modalidade ainda é usada, mas traz um nível de segurança baixo, pois é bastante fácil descobrir o PIN de um colega ou de alguém por quem se tem algum desafeto.
2. Liberação de impressão por cartão RFID: essa é a modalidade mais comum no mundo corporativo em empresas que têm maior cuidado com seus dados. O usuário precisa se autenticar na impressora multifuncional com seu crachá antes de acessar seus documentos. Isso faz toda a diferença!
3. Liberação de documentos por impressão digital: a DMZ Connection foi a primeira empresa no mundo a lançar um leitor de impressão digital e cartão ao mesmo tempo. Ou seja, sua empresa pode escolher entre liberar a impressão com crachá ou impressão digital.
4. Liberação de impressão por biometria facial: a DMZ Connection também foi pioneira no lançamento do primeiro leitor de biometria facial do mundo para acessar documentos com absoluta segurança.
Outras recomendações importantes sobre impressão segura e lgpd
1. O acesso aos dados físicos ou impressos deve ser permitido apenas a quem realmente tem alçada para ver e cuidar dos documentos.
2. Os dados físicos e documentos de colaboradores devem ser guardados em armários com tranca, sob responsabilidade do RH ou de um gestor designado.
3. O arquivo morto deve ser mantido também em armários com chave e sob supervisão de pessoas responsáveis pelo acesso a esses documentos.
4. No caso da digitalização de documentos antigos, eles devem ser destruídos e não simplesmente descartados. Há empresas especializadas que fazem tanto a guarda física (arquivo morto) quanto a destruição segura de documentos com dados sensíveis.
5. No caso de terceirizar a digitalização de seu acervo, assegure-se de que a empresa é idônea e adota práticas de destruição segura, garantindo que os dados digitalizados não sofram qualquer tipo de vazamento.
A DMZ Connection é referência na fabricação de leitores para impressão segura (safe print). Entre em contato para saber como criar um ambiente de impressão segura que esteja de acordo com a legislação da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
A fábrica de leitores da DMZ Connection é certificada pela ISO 9001:2015, garantindo alta qualidade e durabilidade dos leitores para gerenciamento de impressão.
Entre em contato, estamos te aguardando!